Em busca de maior transparência pública aos processos de desenvolvimento do Lab, divulgamos a Ata Permanente, documento armazenado em nuvem o qual organiza cronologicamente os avanços individuais e coletivos do grupo a partir das reuniões feitas entre seus membros, tendo como foco principal o Eixo Desenvolvimento do Laboratório.
Através da potência da internet com serviços de armazenamento em nuvem, a manutenção da Ata é descentralizada, feita em tempo real por qualquer pessoa da equipe durante reuniões diárias, semanais ou mensais. A possibilidade de acesso e edição simultânea ao documento, proporciona uma gestão compartilhada do projeto, e atende ao propósito do Laboratório em construir uma metodologia colaborativa de trabalho.
Na Ata fica registrado os principais pontos abordados nas reuniões, as datas dos encontros, divisão de responsáveis por cada demanda e pauta a equipe para próximas etapas. Essa dinâmica permite que os processos fiquem todos documentados de maneira integrada, dessa forma, por mais que a equipe esteja distribuída em diferentes estados do país, todos acompanham a produção individual de cada membro e se organizam em rede sobre o encaminhamento do projeto.
A ata se assemelha aos softwares de gestão no sentido de melhorar a organização da equipe, pois possibilita um controle facilitado do andamento dos projetos, um planejamento eficiente e uma comunicação direta entre os integrantes do Lab. Nela estão reunidos atalhos para sites e outros documentos de referência que exercem a função de índice para a equipe técnica, pois direciona a resolução de problemas e avanços nos desenvolvimentos.
Além de garantir a transparência interna entre o grupo, a ata é um dos meios que conferem transparência pública às etapas de produção do projeto e à metodologia utilizada para desenvolvimento, é subsídio para outros documentos e relatórios periódicos de atividades e prioridades de desenvolvimento.
Outros documentos relevantes:
- Planejamentos: Detalha todas as ações previstas do Lab organizadas mensalmente e semanalmente, também apresenta os resultados e indicadores de cada etapa;
- Relatórios: São produzidos relatórios mensais sobre cada produto e trimestrais de prestação de contas do projeto, onde são apresentados o estágio de cada projeto e eventuais alterações ( março, junho, setembro, dezembro).